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【公告】會員註冊Q&A

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發表於 2020-5-2 13:36:28 | 顯示全部樓層 |閱讀模式
本帖最後由 mirabellebear 於 2020-5-2 13:39 編輯

以下分為資訊安全篇、會員權益篇以及一般操作篇。


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資訊安全篇

Q1:
為什麼同學會要收集同學的資料呢?

A1:
我任內的政見之一,便是制定同學會公約,使我們的社團更正式、更有組織性,以便能更好地為同學服務。而開放同學填表註冊會員、以利編寫會員名冊,是達成這個目標的手段。

表單中收集的主要資訊,包括姓名*、學校*、科系*、電子郵件*、及電話與地址等(*號為必填)。前三項為身分確認,後三項為聯絡方式。透過收集這些資訊,會長能確認會內人數以及成員組成,並能確保本會與會員的聯繫,實現同學會促進海外留學生交流與互助的宗旨。

Q2:
我提供這些資料給同學會,會需要承擔什麼樣的風險

A2:
首先,這些資料透過填寫表單,會自動總結到一個在本會官方Gmail帳號雲端硬碟中的試算表(Excel表)、並由會長手動整理為另一個會員名冊的檔案。而表單中的主要資訊會另外編寫簡易版本的會員通訊錄,定期更新給留學生社團的主管機關「駐德國台北代表處教育組」(下稱教育組)。只有管理這個帳號的人能夠存取這些檔案。

只有會長一人擁有帳號管理權(目前就是我)歷任會長在交接時,都已經從他們的裝置中登出,再次登入會需要兩階段手機簡訊認證,因此我從後台能隨時掌握帳戶安全。等我下次交接給新會長時,也會按相同的程序變更管理資料、登出、移除裝置。
能夠經手這些檔案的人,都有機會備份裡面的資訊。表單一經送出,想要反悔,便只能要求會長或教育組手動刪除。因此除了雲端硬碟被駭客侵入以外,妳/你最需要擔心的風險,是會長以及教育組值不值得信任。如果妳/你並不信任這個會長或教育組,懷疑妳/你的個人資料會被不當存取甚至使用,請絕對不要提交任何資訊。

Q3:
如果我只信任現任會長,卻不信任其他人怎麼辦?

A3:
在這種情況下,請妳/你在填寫註冊表單之前,事先與會長溝通,讓她/他清楚認識到妳/你的授權範圍僅限於她/他一人。這樣會長可以在提交簡易會員通訊錄給教育組時,將妳/你的資訊刪除。而在會長交接時,也可提前退出會員、要求從會員名冊中刪除,避免新任會長經手妳/你的個資。

反之,若妳/你不信任會長,但希望將資料留給教育組,卻不能這樣操作。因為一般而言,教育組與同學聯繫是以同學會為單位,而會長就是同學會的代表。教育組管理全國各會,無法顧及每一個個人的特殊要求。因此選任大家都信任的會長,是會員的權利也是對自己的義務。如果實在選出難以信任的會長,請透過正式管道彈劾、甚至改選會長,來捍衛自己的權利。

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會員權益篇

Q4:
既然有這些風險,我為什麼要將資料留給同學會呢?

A4:
因為成為會員、讓同學會掌握妳/你的資料,同時也會獲得一些照顧或保障。一般來說,同學會收集這些資料,能使會長進一步了解會員,為會員提供更貼心的服務。例如知道會員的校系分布,可在聚會活動中安排會員與不同群體互動,促進交流;或是知道某些同學居住區域較偏遠,也能作為舉辦活動的時間地點之參考依據。就緊急情況來說,若有同學臨時發生事故或生病,或是家人聯絡不上急須尋人,握有同學的聯絡方式也能讓會長更立即提供協助


Q5:
那具體來說,成為會員會有什麼好處

A5:
成為會員以後,實體層面的好處是有權利獲得教育組的活動補助。同學會每次舉辦活動,都會向教育組申請補助經費。若經核准,便能將補助款最大化回饋給會員,通常是將補助款扣掉舉辦活動之成本後,以人數均分,直接發給會員,以刺激同學參與活動、聯繫社團情誼。當教育組有學術或文化資訊要宣傳,或是關於留學生權益之事項要宣達,會員也會透過同學會獲得快訊。另外在像是發生大規模傳染病之疫情等特殊時期,同學會有限之資源也會優先保留給會員。

程序層面上,會員的權利就更關鍵了。秉持民主法治的精神,同學會是屬於全體會員的社團,會員有權利決定會內的規則以及執行規則的人(即會長)。前面提到過選任值得信任的會長的重要性。這個選舉與被選舉的權利,便當然只有會員享有。
就不用繳會費的免費社團來說,同學會會員享有的好處算是很不錯的!

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一般操作篇

Q6:
這樣的話,我願意加入同學會。我有會員註冊資格嗎?

A6:
在訂立會員公約之前,會員註冊資格暫時如下:

  • 擁有中華民國護照
  • 居住於波昂地區
  • 就讀高中以上學校或語言學校之在學生,或於波昂地區高中以上學校或語言學校畢/肄業生
例外:居住並就讀於德國其他鄰近波昂之地區,且該地區並無臺灣同學會者,亦可於本會註冊會員。
其中第3點,前者註冊為學生會員、後者註冊為非學生會員。若以上任何一點不符合,很遺憾我們不能將妳/你登記為本會會員;但是我們仍然非常歡迎妳/你參與本會所有公開活動!

Q7:
為什麼要區分學生會員非學生會員

A7:
同學會旨在串聯留學生,學生會員的意義不言而喻。而之所以納入非學生會員之選項,是因為本會規模較小,參加活動的同學不多,有些忠誠的老朋友其實已經畢業,但仍經常參與會內活動並給予回饋,充分實現同學會承先啟後之功能。因此仍然將他們編列為非學生會員,讓畢業後的校友仍能繼續安棲在這個小小的家族中。

然而教育組是教育部的駐外單位,原則上僅有學生會員受其管轄。因此非學生會員在程序事項上應僅享有部分權利。詳細規定應由會員公約決定。

Q8:
說了這麼多,我該如何加入同學會呢?

A8:
請花7分鐘左右的時間透過下方連結填寫會員註冊表。表單內的文字敬請詳細閱讀,尤其是最後的授權確認條款,以確保妳/你的權益。
https://forms.gle/Vnk69cpwH2EDTmiLA

送出表單後,妳/你會透過填寫的電子郵件收到一張電子回條。如此一來便已經成功註冊會員。

Q9:
如果我已經註冊過會員,但我有答案填錯、或是想變更資訊怎麼辦?

A9:
電子回條(詳見A8)中有一個「編輯作答內容」的連結。妳/你可以透過這個連結隨時更新妳/你的最新資訊,或是親自向會長說明狀況,由會長手動變更。


Q10:
如果我遺失了回條,或是根本忘記我有沒有註冊過怎麼辦?

A10:
這種情況下,請直接重新填寫會員註冊表,並向會長報備。會長會確認註冊資料是否重複,並刪除舊資料。


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關於會員的大大小小事項,若還有任何問題,歡迎留言討論。有些細節尚待會員公約的制定,只能等疫情結束後,舉辦會員大會才能確立,還請體諒。

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